TERMINOS Y DEFINICIONES

Ética: Normas y valores que regulan la conducta de los colaboradores de BPM Consulting, proveedores y socios de negocio.

Valores corporativos: Representan las convicciones e intereses que la organización determina como genuinos y que considera fundamentales en sus actividades diarias.

ETICA EN EL LUGAR DE TRABAJO

Para BPM Consulting la ÉTICA en el lugar de trabajo significa:

Valorar la diversidad, equidad e inclusión. Estamos convencidos de que aceptar un mundo diverso e incluyente permite una mejor convivencia, así como la participación en el ámbito laboral de cualquier persona que cuente con las capacidades y competencias para desempeñar un rol, sin considerar su orientación sexual, identidad de género, pertenencia étnica, edad, discapacidad, lugar de procedencia, clase u cualquier otro marcador de diferencia. No aceptamos la discriminación bajo ningún concepto.

Trato digno, justo y con respeto: Nuestras interacciones se basan en diálogos respetuosos, con palabras apropiadas al contexto y la conversación. No estamos de acuerdo con los abusos de autoridad y aun cuando existen roles de mando, las personas que los ejecutan imparten instrucciones de manera objetiva, respetuosa y asertiva. No aceptamos acciones que signifiquen acoso laboral en ninguna circunstancia.

Cumplimos la legislación laboral conforme lo determina el Código Sustantivo del Trabajo y demás leyes que pueden reglamentar la relación laboral. Ofrecemos salarios y horarios laborales de acuerdo con los lineamientos de nuestros clientes, que en ningún momento van en detrimento de los criterios definidos por el gobierno nacional.

Honestidad: Es el valor que fundamenta nuestra política contra la corrupción, el soborno y el fraude, que es obligatorio cumplimiento en todo su contenido. Todos los que hacemos parte de BPM Consulting debemos obrar en coherencia con la verdad, la transparencia y la honestidad, en cumplimiento de las responsabilidades asignadas, los acuerdos verbales y escritos definidos y, la confianza dada a cada persona para hacer parte de la familia BPM. En este mismo sentido y como cuidadores de la organización, debemos promover la honestidad, el trabajo correcto y bien hecho. Debemos ser fieles representantes de los valores corporativos, en cualquier ámbito laboral y profesional en el que nos desempeñemos.

Conflicto de Intereses: Los intereses personales no deben interferir en la toma de decisiones objetivas e imparciales frente a las labores en BPM Consulting. Debemos evitar entrar en conflicto y por ello la organización dentro de este código señala que:

• Las decisiones comerciales deben obedecer a procesos objetivos e imparciales, sin beneficio alguno (en dinero/especie) para algún tercero.
• No se debe participar en decisiones donde se contrate o supervise a amigos o familiares.
• Se prohíbe efectuar transacciones económicas, de dinero, préstamos o créditos personales con clientes o proveedores.

Trabajo seguro: Queremos el bienestar de los colaboradores y por ello aunamos esfuerzos por ofrecer un lugar donde confluyan comportamientos sanos, de colaboración y armonía. Dado lo anterior, recordamos a nuestros colaboradores sus obligaciones frente a:

• No consumir drogas ni alcohol en horarios laborales
• No promover ni participar comportamientos violentos; no llevar y/o usar armas, evitar los daños físicos o materiales.
• Trabajar con profesionalismo

El trabajo seguro además de abordar comportamientos del ser, requiere la participación de todos los colaboradores en las disposiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo. Por ello se hace necesario:

• Cumplir con todas las leyes, políticas y reglamentación que determine la compañía en cuanto a seguridad, salud y cuidado del medio ambiente se refiere.
• Hacer buen uso de los medios dispuestos para la disposición final de residuos sólidos, eléctricos y electrónicos, ahorro de energía y agua.
• Promover el cumplimiento de nuestras políticas de seguridad y salud en el trabajos para los proveedores con los que tengamos interacción en nuestro día a día.

Activos e Información: Todos los colaboradores tenemos acceso de diversas formas a los activos tangibles e intangibles de BPM Consulting, lo cual incluye instalaciones, equipos, tecnología, sistemas de información y propiedad intelectual. En coherencia con el cuidado, somos responsables y estamos obligados a proteger los activos y la información de daños, robo, uno no autorizado o uso indebido.

La información confidencial, el debido tratamiento de los datos personales y la propiedad intelectual también son activos muy valiosos para la organización. Por ello es necesario dar cumplimiento a las políticas de Seguridad de la Información, los acuerdos de confidencialidad firmados al inicio de nuestra relación laboral y el Reglamento Interno de Trabajo. Estas acciones nos ayudarán a proteger la reputación de BPM Consulting y a mantener el buen nombre de todos.

Comunicación y Redes Sociales: La organización dispone de recursos de comunicación para el desarrollo de sus operaciones, la divulgación de sus servicios y el fortalecimiento de la marca. Solo las personas autorizadas por la organización, pueden usar las redes sociales para hablar en nombre de BPM Consulting e incluir contenido empresarial.

En este sentido como colaboradores estamos obligados a:

• Usar los sistemas de información y los recursos de comunicación habilitados, de manera profesional y en ámbito de trabajo solamente. Los correos electrónicos y la información allí contenida representan a la empresa y por ende, su uso debe ser objetivo, imparcial y adecuado al propósito laboral.
• La comunicación laboral se debe dar solamente a través de los medios definidos por la organización. Cualquier otro medio utilizado, va en contravía de las disposiciones reguladas.
• En las comunicaciones con los compañeros o personal externo, las conversaciones no deben estar orientadas a la corrupción, el soborno o fraude.
• En el uso de las redes sociales, aun cuando la organización no puede controlar los comentarios de cada colaborador, sí se insta a que las opiniones expresadas sean claramente personales y no representen de modo alguno a BPM Consulting.

Conservación de Registros: Los registros forman parte de las evidencias al desarrollo y cumplimiento de nuestras actividades; son valiosos porque representan la historia de la compañía y nos permiten dar trazabilidad en los procesos ejecutados. Como colaboradores, debemos:

• Mantener los registros de nuestro trabajo conforme los lineamientos corporativos
• Conservar los registros según directrices recibidas
• No manipular los sistemas de información a los cuales tenemos acceso
• Hacer buen uso de los accesos asignados y mantener la confidencialidad sobre los usuarios y claves.

Registros Financieros: La Alta Dirección, entes de control, clientes y comunidad en general confían en nuestra información financiera para hacer negocios y tomar decisiones que impactan la compañía. En este sentido, quienes tienen responsabilidad sobre la gestión financiera deben:

• Garantizar que los registros financieros, contables y tributarios reflejan con exactitud y en detalle razonable, las operaciones de la compañía.
• Mantener los controles pertinentes, en el manejo de las transacciones y registros contables.
• No reembolsar gastos para beneficio personal
• No realizar transacciones ficticias o registros falsos, en los ejercicios contables
• No participar ni avalar registros que no estén correctamente respaldados
• Aprobar solamente pagos para los fines destinados y acordados a través de contratos, órdenes de compra y/o acuerdos que estén respaldados en un documento.

Propiedad Intelectual: BPM Consulting respeta los derechos de propiedad de terceros y de la misma manera confía que los demás respeten los propios. En tal sentido, nos comprometemos a:

• Usar información de clientes únicamente para los fines previstos, conforme las autorizaciones otorgadas en el uso y acceso a la información.
• Adquirir software / sistemas de información legales
• Solicitar y obtener permisos antes de usar marcas comerciales o logotipos de terceros

ETICA CON COMPETIDORES Y PROVEEDORES

 Negociaciones y Acuerdos: Los procesos de negociación se ejecutan de manera transparente y justa con nuestros competidores y proveedores. No hacemos uso de actuaciones poco éticas o corruptas para alcanzar los resultados esperados. En este sentido, somos responsables por:

• Competir en función de los méritos y resultados obtenidos como compañía
• Brindar información cierta, real y verídica.
• No realizar afirmaciones, falsas o engañosas
• Usar métodos legales y éticos para recopilar información
• No ofrecer beneficios, recompensas o ejecutar alguna acción que vaya en contra de las políticas anticorrupción, antisoborno y antifraude.

En cuanto a los acuerdos, honramos los pactos determinados a través de los contratos firmados. Por ello, nos aseguramos de que estos sean producto de nuestra capacidad operativa, financiera y de recursos.

En los comportamientos con nuestros competidores y proveedores valoramos la libre competencia y por tanto no aceptamos acuerdos (explícitos o implícitos) con relación a:

• Precios o términos de venta
• Limitaciones o restricciones
• Intercambio de precios, costos u otra información competitiva
• Discutir con competidores precios, costos o información de BPM Consulting, ya sean actuales o futuros, ni el boicot de ningún competidor o proveedor.

ETICA CON LOS CLIENTES

 Calidad de los servicios: Las empresas que eligen a BPM Consulting confían en que nuestra labor se ejecutará conforme los acuerdos y que abordará las expectativas que de alguna manera pudieran ser comunicadas a la organización. Por ello, como colaboradores debemos:

• Conocer y aplicar las políticas, procedimientos y en general la información relacionada con los procesos de los servicios de BPM Consulting, que se definen a través del Sistema Integrado de Gestión.
• Asegurar que todos nuestros entregables satisfacen los estándares de la organización y cumplen con los requisitos del cliente.
• Cumplir con todos los lineamientos operativos y técnicos definidos en cada proyecto.
• Incluir y mantener los registros de la operación de cada proyecto, en los sistemas de información habilitados para tal fin.
• Mantener una comunicación fluida con los compañeros, líderes y supervisores, para asegurar que la operación se desarrolla conforme lo esperado.

Clientes gubernamentales: En BPM Consulting prestamos servicios a entidades estatales; valoramos las relaciones de largo plazo, así como la fidelidad que nace de nuestras correctas actuaciones y esfuerzo constante. Nuestros lineamientos en la interacción con los clientes gubernamentales significan que:

• Debemos acatar las reglas de cada gobierno (nacionales / extranjeras cuando aplique).
• Mantener el más alto nivel de integridad en nuestras interacciones con colaboradores del gobierno.
• Asegurar que los procesos comerciales, licitatorios y de negociación son ejecutados por la Gerencia General y/o quien este decida que lo represente o acompañe.
• Garantizar la honestidad en el intercambio de información.
• Acatar los lineamientos en cuanto a regulación, controles, reglas y en general, requisitos sobre las obligaciones contractuales.
• Definir con claridad las interacciones a tener con el cliente y dejarlas documentadas en el Plan de Calidad del Proyecto.
• Ante cualquier actuación que pueda ir en contra de la verdad y las actuaciones éticas informar y denunciar a través de los canales habilitados para ello.

Atención a los ciudadanos: Los servicios que prestamos a nuestros clientes pueden llegar a tener interacción con los ciudadanos. Por esta razón, nuestras acciones deben reflejar los principios que promulga el Estado Colombiano en cuanto a igualdad, moralidad, eficacia, imparcialidad y responsabilidad.

Independiente de que nuestros clientes sean empresas públicas o privadas, nuestras actuaciones como colaboradores en BPM Consulting frente al usuario final, deben estar caracterizadas por:

• Igualdad: Dar a todos los ciudadanos el mismo trato.
• Moralidad: Actuar con rectitud, lealtad y honestidad.
• Transparencia: Brindar información clara, oportuna y correcta
• Imparcialidad: Respetar los derechos de todas las personas, sin discriminación ni consideraciones afectivas.
• Responsabilidad: Responder por cada acción y asumir las consecuencias de cada acto.
• Eficacia: No demorar las respuestas al ciudadano, evitando decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos.
• Debido proceso: Adelantar los procesos de conformidad con las normas

DENUNCIAS

BPM Consulting en su interés de determinar las acciones de mejoramiento a que hubiese lugar, habilita su canal de PQRSF a través de su página web https://www.bpmconsulting.com.co/  módulo de PQRSF (especificando en la sección asunto Ética Empresarial), para que los colaboradores, personas naturales /jurídicas y ciudadanos reporten prácticas o transacciones irregulares de alguno de nuestros colaboradores o de aquellos que actúen en representación de BPM Consulting y que vayan en contravía del Código de Ética Empresarial.

Las quejas de y hacia los colaboradores son tratadas de manera confidencial y siguen el debido proceso señalado en el Reglamento Interno de Trabajo, a través de la Gerencia de Talento Humano. Quejas presentadas por el cliente directamente a la Gerencia de Operaciones serán trasladadas a la Gerencia de Talento Humano y reportadas cuando corresponda, a la Gerencia de Control, Mejora e Innovación. Cada caso se manejará de modo particular y dependiendo de la gravedad del hecho, se informará y solicitará intervención de la Subgerencia/Gerencia General.

En cualquier caso, se llevará un registro a través del sistema de información de PQRSF para mantener el seguimiento, control y trazabilidad de las solicitudes/reclamos presentados.

De otra parte, aquellos casos que lleguen por un medio diferente al canal habilitado de PQRSF de la página web, deberán comunicarse a la Gerencia de Control, Mejora e Innovación para ser incluidos en el sistema de información respectivo y realizar también el seguimiento correspondiente. 

Los tiempos de respuesta están regulados por la legislación colombiana conforme lo mencionado en la Ley 1755 de 2015 o la normativa que defina el Estado Colombiano para las peticiones, quejas, reclamos y denuncias.

VIGENCIA

La políticas establecidas por BPM Consulting SAS respecto al Código de Ética Empresarial podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con autorización de la Subgerencia / Gerencia General; entrará en vigor y tendrá efectos desde su publicación en los medios internos corporativos y en la página web de la compañía, para que los interesados conozcan su contenido y los cambios que se produzcan en ella.

CUMPLIMIENTO

La Alta Dirección de BPM Consulting ratifica su compromiso de obrar bajo principios éticos en todos los ámbitos. Las infracciones al Código de Ética o cualquiera de las políticas empresariales asociadas al mismo pueden ocasionar sanciones disciplinarias reguladas en el Reglamento Interno de Trabajo para las faltas graves, que menciona de manera explícita:

• Por primera vez, suspensión en el trabajo hasta por cinco (5) días, sin derecho a remuneración.
• Por segunda vez, suspensión en el trabajo desde seis (6) días hasta por dos (2) meses, sin derecho a remuneración.

No obstante lo consagrado en este capítulo de Faltas graves del Reglamento Interno de Trabajo, previo procedimiento disciplinario y respetando el debido proceso al colaborador, se podrá dar por terminado el contrato de trabajo por justa causa y notificación a los entes de Control y Vigilancia del Estado Colombiano.